I förra veckan skrev vi om Riksbankschefens uttalande om hur viktigt det är med kontanter för krisberedskapen. Det kan gälla både vid cyberattacker och vid andra krissituationer. Eftersom lagstiftningen kring kassaregister och liknande är mycket strikt ville vi reda ut med Skatteverket hur man bör agera vid en sådan situation.
Vi ställde tre tydliga frågor och skatterevisor Roger Leander på Skatteverket svarar så här:
1) Hur löser en näringsidkare att kunder betalar med kontanter när kassasystemet är utslaget?
Enligt 39 kap. 4 § skatteförfarandelagen (SFL) ska den som i näringsverksamhet säljer varor eller tjänster mot kontant betalning eller betalning mot kontokort (eller andra elektroniska betalningsmedel) använda kassaregister. Är detta inte möjligt på grund av ett pågående driftsavbrott behöver försäljning som sker under den tiden dokumenteras på annat lämpligt sätt. Vad detta innebär i praktiken finns inte tydligt kravställt. I flertalet fall behöver näringsidkaren också anmäla till Skatteverket att ett driftsavbrott skett, s.k. felanmälan.
Ett exempel på dokumentation skulle kunna vara att ha ett kvittoblock (med egen kopia) och på så sätt kunna ge kvitto till kunden och/eller löpande notera respektive försäljning. Dagens försäljning behöver också dokumenteras genom att man upprättar en kassarapport, dvs. en summering av dagens försäljning för respektive kassa.
Ett sätt annat att hantera situationen är att ställa ut kontantfakturor. Försäljning som sker mot faktura (kontantfakturor och fakturor med kredit) behöver inte registreras i ett kassaregister. Fakturan behöver följa de regler som finns i bokföringslagen om vad den ska innehålla, bl.a. ska uppgifter om köparen framgå.
Det är dock alltid näringsidkaren själv som måste ha beredskap för hur denne ska hantera ett eventuellt driftsstopp som exempelvis en cyberattack.
Om Skatteverket skulle genomföra ett s.k. kontrollbesök under ett pågående driftsavbrott är det viktigt (om man fortsätter sälja) att det finns en noggrann dokumentation av försäljningen. Detta för att kunna påvisa att ett så bra underlag som möjligt finns tillgängligt och som visar vilken försäljning som skett. Om förutsättningarna för s.k. kontrollavgift är uppfyllda är Skatteverket skyldigt att ta hänsyn till eventuell oskälighet kopplat till exempelvis ett inträffat driftsavbrott. Sådana bedömningar måste alltid ske från fall till fall.
2) Strider kontanthanteringen mot kassaregistreringsreglerna hos Skatteverket i samband med dessa incidenter?
Lagens utgångspunkt är alltid att försäljning ska registreras i ett kassaregister och det finns heller inget i lagen eller i Skatteverkets föreskrifter om kassaregister som anger exakt hur en näringsidkare ska agera vid ett driftsstopp. Försäljningen behöver dokumenteras på annat lämpligt sätt eller att fakturor ställs ut enligt ovan.
Det kan i sammanhanget påpekas att om det är själva kassaregistret det är fel på, är det viktigt att näringsidkaren så snart som möjligt vidtar rimliga åtgärder för att få det reparerat eller utbytt.
3) Vad rekommenderar ni?
Rekommendationen är att näringsidkare som använder kassaregister i förväg funderar över och skaffar sig beredskap för, hur man ska agera vid ev. driftsstopp som cyberattacker utifrån den egna verksamheten. Ska man se till att man kan ställa ut kontantfakturor, kan man anskaffa ett annat kassaregister (som man givetvis också ska anmäla till Skatteverket) som inte är uppkopplat mot internet etc.? Eller anser man att det är bättre att tillfälligt stänga verksamheten? Se även skatteverket.se där det finns mer att läsa om t.ex. driftsstopp och kontantfakturor.
